Die Einführung der E-Rechnung geschieht in 3 Schritten:

1. Ab dem 1.1.2025 müssen Betriebe E-Rechnungen empfangen können.
2. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen an Business-Kunden schreiben
3. Ab dem 1.1.2028 müssen kleinere Unternehmen E-Rechnungen an Business-Kunden schreiben.

Was sind E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind Rechnungen in einem bestimmten strukturierten Datenformat (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). E-Rechnungen werden in Deutschland heute bereits im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung genutzt. Durch den strukturierten Aufbau können E-Rechnungen automatisiert maschinell verarbeitet werden. Eine normale pdf-Datei Ihrer Rechnung ist keine E-Rechnung.

Durch die Möglichkeit der maschinellen Verarbeitung und des elektronischen können Betriebe deutliche Kosteneinsparungen und eine Reduzierung der Arbeitszeiten und Durchlaufzeiten bei Erstellung und Verbuchung der Rechnung erzielen. Dies kann auch zu einem schnelleren Zahlungseingang der Rechnungsbeträge führen.

Wichtige erste Schritte auf dem Weg zur E-Rechnung:

• Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter mit dem Sie Rechnungen erstellen oder verbuchen. Lassen Sie sich den Zeitplan nennen, wann die Software E-Rechnungen empfangen und verarbeiten bzw. erstellen kann. Prüfen Sie, ob evtl. Updates zu der aktuell eingesetzten Version oder zusätzliche Module notwendig sind. Klären Sie auch, ob die E-Rechnungen in der Software GoBD-konform archiviert werden.
• Stimmen Sie Ihre Abläufe mit dem Steuerberater ab und klären Sie, ob Sie in Ihrem Arbeitsablauf E-Rechnungen empfangen können (evtl. sparen Sie durch die maschinelle Verarbeitung sogar Gebühren). Stimmen Sie mit ihm ab, ob Ihre Buchhaltung gemäß der aktuellen GoBD aufgestellt ist (wichtige Schlagworte u.a.: Verfahrensdokumentation, revisionssichere Archivierung elektronischer Belege).
• Erstellen Sie ein Konzept zur Nutzung der Vorteile der E-Rechnungen für Ihren Betrieb (bevorzugtes Format, ab wann wollen Sie E-Rechnungen versenden, Schulung der Mitarbeiter, Optimierung der Arbeitsschritte und Prozesse im Betrieb).

Sollten Sie nicht tätig werden drohen folgende Probleme:

• Sie erhalten nicht lesbare Rechnungen im xml-Format, müssten evtl. umständlich mit einem der kostenlosen Konverter eine vorübergehende Lösung suchen
• Archivierungsprobleme: Sie müssen die elektronische Originaldatei revisionssicher archivieren, sonst droht der Verlust des Vorsteuerabzug
• Vertragliche Probleme: Ab 2025 gilt eine E-Rechnung mit der Übermittlung als wirksam zugestellt, Sie haben auch keinen Anspruch auf eine alternative Ausstellung in einem anderen Format z.B. Papier oder pdf.
• Spätestens ab 2028 (je nach Umsatz auch schion 2027) ist ein Vorsteuerabzug nur noch aus E-Rechnungen möglich.

Eine Übersicht über die nächsten Schritte gibt Ihnen die Checkliste von ZDH/Datev.

Weitere Erläuterungen können Sie der ZDH Praxishilfe entnehmen.

Wir bieten zu dem Thema aus aktuellem Anlass auch spezielle Webinare an, diese finden Sie auf unserer Seminarseite.

Weitere Infos finden Sie auch auf der ZDH-Themenseite "E-Rechnung"

Im Dashboard (Mein-EHandwerk.de) im Bereich Recht unter Hilfestellungen / Musterformulierungen finden Sie nach Login die Aufzeichnung eines ZVEH-WEbinars mit der Datev und die Unterlagen dazu.

Eine Umfrage unter den Anbietern von Branchenlösungen zum Thema E-Rechnung ergab, dass folgende Anbieter E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen und senden können:

• CSK Software GmbH (HAPAK)
• Datev (z.B. Unternehmen Online)
• ETU/ Hottgenroth Software GmbH & Co. KG (Kaufmann)
• Hausmann & Wynen GmbH (Powerbird)
• IN-Software GmbH (IN-FORM)
• Locher & Christ GmbH (LC-TOP)
• pds GmbH (pds Handwerkersoftware)
• Streit Datentechnik GmbH (Streit V.1)

Eine weitere Anbieterübersicht hat die Deutsche Handwerkszeitung in folgendem Artikel veröffentlicht.